AML w obrocie nieruchomościami

Nowelizacja ustawy AML z 30 marca 2021 roku rozszerzyła katalog instytucji obowiązanych, czyli podmiotów, które muszą wypełnić obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Od dnia wejścia w życie wspomnianych przepisów, czyli od 31 lipca 2021 roku, zostało przez ustawodawcę doprecyzowane, że instytucją obowiązaną jest pośrednik w obrocie nieruchomościami w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1990 oraz z 2021 r. poz. 11, 234 i 815), z wyłączeniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości lub ich części, w której miesięczny czynsz został określony w wysokości mniejszej niż równowartość 10.000 euro.

Zmiana ta miała na celu implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 (tzw. Dyrektywa V AML) oraz umożliwienie państwowym i międzynarodowym organom procesu kontrolowania obrotu gospodarczego także w obszarze działalności pośrednictwa w handlu nieruchomościami.

W dalszej części tego poradnika prezentujemy kluczowe informacje dla tych pośredników w obrocie nieruchomościami, którzy zostali włączeni do katalogu instytucji obowiązanych.

Obowiązki AML ciążące na pośrednikach nieruchomości

Zgodnie z nowelizacją ustawy AML z 30 marca 2021 roku, wskazani w tej ustawie pośrednicy nieruchomości muszą od 31 lipca 2021 roku realizować wszelkie obowiązki dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Zadań związanych z AML jest wiele, są one dość skomplikowane, a bez odpowiedniego wsparcia systemowego bywają też czasochłonne. Nie oznacza to jednak, że pośrednicy nieruchomości muszą teraz poświęcać dużo więcej czasu na wypełnienie swoich nowych obowiązków. Mogą bowiem korzystać z gotowych, eksperckich rozwiązań takich jak iAML – system analityczno-raportujący AML przeznaczony dla pośredników nieruchomości i dostosowany do specyfiki tego typu działalności rynkowej.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji AML przez pośredników nieruchomości

Pośrednicy w handlu nieruchomościami muszą zidentyfikować ryzyka AML, a następnie stworzyć i regularnie aktualizować dokument oceny ryzyka AML. Ocena ta musi uwzględniać wyniki oceny ryzyka dokonywanej na poziomie krajowym i unijnym, a także indywidualne czynniki ryzyka (m.in. klienci, obszary geograficzne, produkty, usługi, kanały dostawy usług, produktów, sposoby realizacji transakcji).

Drugim dokumentem, który pośrednicy nieruchomości muszą stworzyć i przestrzegać w każdym aspekcie swojej działalności, jest procedura AML. Dokument ten musi być dopasowany do rodzaju, rozmiaru i charakteru prowadzonej działalności. Jego ważną częścią jest też procedura anonimowego zgłaszania rzeczywistych oraz potencjalnych naruszeń w obszarze AML.

Pośrednicy nieruchomości mają ponadto obowiązek archiwizowania dokumentów AML, czyli ocen ryzyka i procedur, a także wszystkich pozostałych informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, dowodów potwierdzających przeprowadzone transakcje oraz ewidencje transakcji.

Obowiązek udziału w szkoleniach na temat AML w obrocie nieruchomościami

Ważnym wymogiem prawnym jest również to, że pośrednicy nieruchomości muszą wskazać osoby odpowiedzialne w ich firmie za działania z obszaru AML. Może to być jedna lub kilka osób wyznaczonych do realizacji obowiązków AML, w tym do kontroli przestrzegania procedur AML w danej firmie.

Podmioty działające na rynku obrotu nieruchomościami mają obowiązek zapewnienia swoim menedżerom i pracownikom szkoleń z tematyki AML. Szkolenia te mogą mieć formę kursów e-learningowych lub szkoleń stacjonarnych. Kluczowe jest, aby szkolenie tego rodzaju nie było jednorazową aktywnością, ale aby było to kształcenie regularne i zapewniało ciągłą aktualizację wiedzy na temat zmieniających się przepisów prawnych i aktualnych zadań instytucji obowiązanych.

Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego w obrocie nieruchomościami

Na firmie zajmującej się pośrednictwem nieruchomości, w tym na pracownikach odpowiedzialnych za AML, ciąży obowiązek wdrożenia i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego – adekwatnych do wielkości podmiotu i zakresu prowadzonej działalności.

Do środków bezpieczeństwa w obszarze AML zaliczają się zadania takie jak:

• identyfikacja klienta,
• weryfikacja tożsamości klienta,
• identyfikacja beneficjenta rzeczywistego w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych,
• monitorowanie rozbieżności między CRBR a ustaleniami instytucji obowiązanej,
• ustalenie struktury własności i kontroli w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
• dokonanie oceny stosunków gospodarczych klienta,
• bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta,
• stałe monitorowanie transakcji i stosunków gospodarczych łączących pośrednika nieruchomości z jego klientami.

Obowiązek współpracy biur nieruchomości z organami zajmującymi się AML

Podobnie jak każda inna instytucja obowiązana, firmy zajmujące się pośrednictwem nieruchomości mają obowiązek poddania się kontroli w zakresie przestrzegania ustawy AML, a także obowiązek współpracy z instytucjami powołanymi do działań w obszarze AML.

Kluczowa dla przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest współpraca z GIIF, czyli Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, który jest głównym elementem polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wśród zadań realizowanych przez instytucje obowiązane na rzecz GIIF są m.in.:

• gromadzenie i przekazywanie do GIIF danych na temat wskazanych przez ustawę AML transakcji,
• realizacja zadań zleconych przez GIIF, do których należy np. wstrzymanie transakcji, zablokowanie rachunku, zamrożenie wartości majątkowych, nieudostępnienie wartości majątkowych podmiotowi lub osobie (np. nieudzielanie pożyczek czy kredytów, niedokonywanie darowizn oraz płatności za towary lub usługi).

Kary i sankcje za naruszenia AML dokonywane przez pośredników nieruchomości

W razie braku realizacji zadań związanych z AML lub w sytuacji innych naruszeń dotyczących AML, na pośredników nieruchomości mogą zostać nałożone dotkliwe kary i sankcje.

Konsekwencje prawne za naruszenia przepisów AML mogą ponieść:

• przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność związaną z obrotem nieruchomości,
• członkowie zarządu wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków AML,
• członkowie kadry kierowniczej wyższego szczebla lub pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska wskazani jako osoby odpowiedzialne za zapewnienie zgodności z przepisami AML.

Do kar i sankcji za naruszenia w obszarze AML należą:

• kary administracyjne takie jak publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia w BIP, cofnięcie koncesji lub zezwolenia na prowadzoną działalność, wykreślenie z rejestru działalności regulowanej, zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez okres nie dłuższy niż 1 rok,
• kary pieniężne nałożone na instytucję obowiązaną do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro,
• kary finansowe nałożone na osobę odpowiedzialną za AML do wysokości 1 mln zł w przypadku stwierdzenia naruszenia przez instytucję obowiązaną określonych obowiązków oraz naruszenia obowiązków wynikających z rozporządzenia w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych,
• sankcje karne wynikające z ustawy AML w postaci kary grzywny i/lub kary pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat,
• sankcje karne wynikające z kodeksu karnego w formie pozbawienia wolności od 6 miesięcy do 12 lat.

***

Prowadzisz działalność jako pośrednik w obrocie nieruchomościami (z wyłączeniem czynności pośrednictwa w obrocie nieruchomościami zmierzających do zawarcia umowy najmu lub dzierżawy nieruchomości, lub ich części, w której miesięczny czynsz został określony w wysokości mniejszej niż równowartość 10.000 euro)?

Chcesz mieć pewność, że poprawnie i w pełni realizujesz ciążące na Tobie obowiązki AML?

Chcesz bezpiecznie i w korzystnej cenie zrealizować zadania AML, a przy tym oszczędzić czas i usprawnić procesy AML?

Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, żeby porozmawiać o rozwiązaniach AML dopasowanych do potrzeb Twojej agencji nieruchomości:

dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93