Dokumenty AML – ważne narzędzia przeciwdziałania praniu pieniędzy

Chcąc zrealizować wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane muszą przygotować oraz na bieżąco aktualizować szereg dokumentów AML. Są one niezbędne do zachowania zgodności z prawem, ale także pomagają organizacjom zwiększyć ich bezpieczeństwo finansowe oraz ograniczyć ryzyko włączenia w działania przestępcze, co może mieć poważne konsekwencje prawne, finansowe oraz reputacyjne. To dzięki nim organizacje mogą skutecznie monitorować, identyfikować oraz raportować podejrzane transakcje oraz podmioty, minimalizując tym samym ryzyko AML.

Które podmioty muszą mieć dokumenty AML?

Obowiązek stworzenia dokumentów AML mają wszystkie instytucje obowiązane wskazane w ustawie AML. Do tego grona zaliczają się m.in. banki, instytucje finansowe, firmy ubezpieczeniowe, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, kancelarie prawne, lombardy, kantory czy przedsiębiorcy przyjmujący lub dokonujący płatności w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10.000 euro. Każda z tych organizacji musi opracować, wdrożyć i realizować odpowiednie działania w obszarze AML, aby wypełniać krajowe i międzynarodowe regulacje prawne.

Dowiedz się więcej: Instytucje zobowiązane do realizacji obowiązków AML

Które dokumenty AML są obowiązkowe?

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 roku, jednym z zadań instytucji obowiązanych jest stworzenie, aktualizowanie i stosowanie dwóch dokumentów AML:

• Procedura wewnętrzna AML – Jest to dokument opisujący zasady i działania podejmowane przez instytucję obowiązaną w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Określa szczegółowe wytyczne dotyczące m.in. identyfikacji i weryfikacji klientów, monitorowania transakcji, rozpoznawania podejrzanych działań oraz raportowania do właściwych organów. Dokument ten musi być dostosowany do charakteru, rozmiaru, specyfiki i typu działalności danej organizacji oraz zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
• Ocena ryzyka AML – Jest to dokument, w którym instytucja obowiązana analizuje i identyfikuje ryzyka związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, specyficzne dla jej działalności. Zawiera szczegółową analizę profilu ryzyka klientów, produktów, usług czy kanałów dystrybucji. Na jego podstawie organizacja określa poziom ryzyka i wdraża odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego, zarówno kontrolne, jak i monitorujące. Jest podstawą do podejmowania decyzji o zastosowaniu środków bezpieczeństwa i aktualizacji procedur wewnętrznych.

Dodatkowo, podmioty prawne (niezależnie od wielkości zatrudnienia) wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zobowiązane do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu są zobowiązane również do wdrożenia zapisów ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku, zgodnie z którą muszą opracować jeszcze jeden dokument:

• Procedura zgłoszeń wewnętrznych – Jest to procedura zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa. Może być ona odrębnym dokumentem albo częścią procedury wewnętrznej AML. Umożliwia pracownikom i innym osobom związanym z firmą zgłaszanie nieprawidłowości, ale również zapewnia, że ich zgłoszenia będą rozpatrywane w sposób rzetelny i zgodny z obowiązującymi regulacjami. Musi zawierać jasno określone zasady, gwarancje bezpieczeństwa dla sygnalistów oraz mechanizmy ochrony przed działaniami odwetowymi.

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden ważny i obowiązkowy dokument AML. Wymagania dotyczące jego posiadania przez instytucję obowiązaną nie wynikają z ustawy AML, ale ze stanowisk właściwych organów (zobacz przykład takiego stanowiska tutaj):

• Dokument potwierdzający udział w szkoleniu AML – Ustawa AML nakazuje instytucjom obowiązanym realizację szkoleń okresowych z zakresu AML dla osób zarządzających oraz pracowników wykonujących obowiązki związane z AML. Szkolenie AML może mieć charakter e-learningu albo zajęć stacjonarnych lub zdalnych. Właściwe organy wymagają, aby pracodawca posiadał dokument otrzymany od podmiotu szkolącego, który potwierdza udział poszczególnych pracowników w takim szkoleniu. Może to mieć formę np. imiennego certyfikatu, imiennego potwierdzenia udziału czy imiennej listy uczestników.

Oprócz wymienionych powyżej trzech obowiązkowych dokumentów AML, istnieje jeszcze jeden, o który warto zadbać. Choć nie jest on wymagany ani przez przepisy prawne, ani przez właściwe organy, to stanowi element dobrej praktyki w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu:

• Niezależny audyt AML – W Polsce nie jest on obowiązkowy, ale niektóre kraje zdecydowały się na wprowadzenie takiego obowiązku (np. Wielka Brytania, Hiszpania, Stany Zjednoczone). Przeprowadzenie audytu AML przez zewnętrzną, niezależną jednostkę pozwala na obiektywną ocenę wdrożonych procedur oraz systemów AML. Pomaga zidentyfikować luki i nieprawidłowości, umożliwiając wdrożenie niezbędnych korekt. Raport z audytu stanowi też dokumentację, która może być wykorzystana jako dowód zachowania należytej staranności w przypadku kontroli przez organy nadzoru.

Instytucje obowiązane mają też szereg zadań ustawowych związanych z AML, które choć nie mają swojej ustalonej formy (takiej, jaką mają ocena ryzyka czy procedura wewnętrzna), to jednak ustawodawca wymaga, aby były one przechowywane w formie pisemnej lub elektronicznej:

• przeprowadzone analizy i oceny ryzyka klienta,
• zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego,
• zgromadzone informacje na temat zmian ocen ryzyka klienta,
• wynik monitoringu transakcji (zarówno w ramach zastosowanych środków bezpieczeństwa, jak i w przypadku bieżącego monitoringu transakcji klienta, o ile instytucja obowiązana obsługuje transakcje).

Co grozi za nieposiadanie dokumentów AML?

Brak odpowiedniej dokumentacji AML może skutkować poważnymi konsekwencjami, czyli karami administracyjnymi nakładanymi na instytucje obowiązane przez organy nadzoru.

Organ nadzoru w ramach kary administracyjnej ma szeroki wachlarz możliwości, z których najdotkliwszym wydaje się być wysoka kara pieniężna. Należy jednak pamiętać, że oprócz kar pieniężnych organ może również cofnąć koncesję lub zezwolenie, a nawet doprowadzić do wykreślenia z rejestru działalności regulowanej. Ponadto dla specjalistów instytucji finansowych dotkliwą karą może być również zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym, co może wpłynąć na ich dalszą karierę.

W Polsce, zgodnie z przepisami ustawy AML, kara pieniężna może sięgać nawet 20 milionów złotych. Oprócz tego osoby odpowiedzialne mogą ponieść sankcje karne, w tym odpowiedzialność karną za brak nadzoru lub niedopełnienie obowiązków.

Dowiedz się więcej: Kary i sankcje za naruszenia ustawy AML

***

Dokumenty AML są istotnym elementem systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu. Odpowiednio przygotowana i aktualizowana dokumentacja AML stanowi podstawę skutecznego zarządzania ryzykiem i spełnienia wymagań regulacyjnych. Przestrzeganie jej zapisów to nie tylko obowiązek prawny, ale także ważny aspekt budowania reputacji i zaufania wśród klientów oraz partnerów biznesowych.

Jeśli chcesz mieć pewność, że w swojej firmie masz wszystkie niezbędne dokumenty AML i są one prawidłowo przygotowane, skorzystaj z naszego wsparcia. W ramach świadczonych przez nas usług pomagamy stworzyć, uzupełnić i zaktualizować dokumentację AML.

Wszystkie dokumenty tworzone przez nas są wzajemnie spójne, zgodne z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Każdy z dokumentów AML jest dostępny w formie szablonu gotowego do wdrożenia (dla każdego rodzaju instytucji obowiązanej), ale również można go dostosować do własnych potrzeb.

Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o dokumentacji AML dla Twojej firmy!