PEP – osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne

Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (dalej zwana polską ustawą AML), a także Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 27 lipca 2021 roku w sprawie wykazu krajowych stanowisk i funkcji publicznych będących eksponowanymi stanowiskami politycznymi wprowadziły zmiany związane ze współpracą instytucji obowiązanych z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne, czyli tak zwanymi PEP (ang. Politically Exposed Persons).

Nowe regulacje mogą stanowić wyzwanie dla instytucji obowiązanych, a szczególnie małych i średnich podmiotów, które nie dysponują środkami finansowymi na zakup kosztownych systemów AML czy międzynarodowych baz PEP. Istnieją jednak gotowe i niedrogie rozwiązania AML, które udostępniają firmom rozbudowane, zweryfikowane i na bieżąco aktualizowane listy PEP.

Zmiany w definicji osób o statusie PEP

Ważnymi zmianami, które wprowadziło wymienione powyżej polskie rozporządzenie (znowelizowane 20 listopada 2023 roku) jest doprecyzowanie ustawowego katalogu PEP oraz listy 215 różnych stanowisk i funkcji określanych jako PEP, które precyzują katalog zawarty w polskiej ustawie AML, co m.in ułatwiło identyfikację stanowisk wymienionych w art. 2 ust. 2 pkt 11 lit. i, tj. „dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich”, a także lit. j, tj. „inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej”.

Do grupy Politically Exposed Persons należą osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne:

• na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej,
• w państwie trzecim,
• w instytucjach międzynarodowych.

Według polskiej ustawy AML, w katalogu osób o statusie PEP są m.in.:

• szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie, wiceministrowie oraz sekretarze stanu,
• członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
• członkowie organów zarządzających partii politycznych,
• członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
• członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
• ambasadorowie, chargés d’affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych,
• członkowie organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
• dyrektorzy, zastępcy dyrektorów oraz członkowie organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
• dyrektorzy generalni w urzędach naczelnych i centralnych organach państwowych oraz dyrektorzy generalni urzędów wojewódzkich,
• inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej.

Warto również dodać, że 10 listopada 2023 roku Unia Europejska, chcąc wskazać katalog wszystkich osób o statusie PEP w państwach członkowskich, opublikowała dokument zawierający kategorie PEP występujące we wszystkich państwach Unii Europejskiej pt. „Znaczące funkcje publiczne na poziomie krajowym, na poziomie organizacji międzynarodowych oraz na poziomie instytucji i organów Unii Europejskiej„.

Inne ważne definicje związane z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne

Polska ustawa AML definiuje także krąg osób znanych jako bliscy współpracownicy osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, wskazując, że są nimi:

• osoby fizyczne będące wspólnie z osobą o statusie PEP beneficjentami rzeczywistymi osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów,
• osoby fizyczne, które utrzymują z Politically Exposed Persons inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• osoby fizyczne będące jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów, co do których wiadomo, że zostały utworzone po to, by osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne odnosiła z nich faktyczne korzyści.

Ustawodawca uwzględnił w polskiej ustawie AML również definicję członków rodziny osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, którymi są:

• małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą o statusie PEP,
• dziecko osoby o statusie PEP i jego małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,
• rodzice osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.

Nadchodzące zmiany prawne w Unii Europejskiej związane z PEP

Unia Europejska, dążąc do ujednolicenia przepisów w zakresie AML, 31 maja 2024 roku uchwaliła pakiet zmian w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy. Pakiet ten składa się z dyrektywy oraz trzech różnych regulacji zmieniających przepisy w obszarze AML. Wśród tych regulacji wiele istotnych zmian wprowadza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1624 z dnia 31 maja 2024 roku w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (zwane dalej rozporządzeniem AML), które wchodzi w życie 10 lipca 2027 roku. Do istotnych zmian należy między innymi art. 2 pkt 34, który rozszerza definicję Politically Exposed Persons o nowe elementy.

Katalog osób o statusie PEP, który zostaje wprowadzony rozporządzeniem AML, to:

1. szefowie państw, szefowie rządów, ministrowie oraz wiceministrowie lub sekretarze stanu,
2. członkowie parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
3. członkowie organów zarządzających partii politycznych posiadających mandat w krajowych organach wykonawczych lub ustawodawczych lub w regionalnych lub lokalnych organach wykonawczych lub ustawodawczych reprezentujących okręgi wyborcze liczące co najmniej 50.000 mieszkańców,
4. członkowie sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
5. członkowie trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
6. ambasadorowie, chargés d’affaires oraz wyżsi oficerowie sił zbrojnych,
7. członkowie organów administracyjnych, zarządzających lub nadzorczych przedsiębiorstw kontrolowanych, w ramach jakichkolwiek relacji wymienionych w art. 22 dyrektywy 2013/34/UE, albo przez państwo albo, w gdy przedsiębiorstwa te kwalifikują się jako średnie lub duże jednostki lub średnie lub duże grupy zdefiniowane w art. 3 ust. 3, 4, 6 i 7 tej dyrektywy, przez władze regionalne lub lokalne,
8. szefowie władz regionalnych i lokalnych, w tym wspólnot gmin i regionów metropolitalnych posiadających co najmniej 50.000 mieszkańców,
9. inne znaczące funkcje publiczne określone przez państwa członkowskie.

Powyższe kategorie odnoszą się również do państw trzecich oraz odpowiednio do równoważnych funkcji na poziomie instytucji i organów Unii Europejskiej. W przypadku Unii Europejskiej za osoby o statusie PEP należy uznać odpowiednio do wyżej wymienionych kategorii w punkcie 1, 2, 4, 5 i 6 równoważne funkcje na poziomie instytucji i organów Unii Europejskiej. Natomiast w przypadku organizacji międzynarodowych za osoby o statusie PEP należy uznać:

1. najwyższego rangą urzędnika, jego zastępców i członków zarządu lub równoważne funkcje w organizacji międzynarodowej,
2. przedstawicieli w państwie członkowskim lub w Unii Europejskiej.

Rozporządzenie AML definiuje także krąg osób znanych jako RCA, czyli członkowie rodzin i bliscy współpracownicy osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne.

W przypadku członków rodzin, rozporządzenie AML dodaje dodatkową kategorii relacji członków rodziny PEP (brat / siostra). Dodanie nowej kategorii dotyczy tylko najwyższych funkcji i stanowisk, tj. „szefów państw, szefów rządów, ministrów oraz wiceministrów lub sekretarzy stanu” na poziomie państw członkowskich, państw trzecich oraz równoważnych funkcji na poziomie Unii.

W przypadku bliskich współpracowników PEP rozporządzenie AML podaje definicję zbliżoną do tej, która jest zawarta w polskiej ustawie AML, tj. osoba znana jako bliski współpracownik PEP oznacza:

• osobę fizyczną, o której wiadomo, że jest beneficjentem rzeczywistym podmiotów prawnych lub porozumień prawnych wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, lub że utrzymują dowolne inne bliskie stosunki gospodarcze z taką osobą,
• osobę fizyczną będącą jedynym beneficjentem rzeczywistym podmiotu prawnego lub porozumienia prawnego, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne.

Określając współpracowników osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne należy również wziąć pod uwagę nowe formy podmiotów prawnych posiadających beneficjentów rzeczywistych, których definicja jest podana w rozporządzeniu AML, a nie została jeszcze ujęta w polskim ustawodawstwie.

Data 10 lipca 2027 roku – jako moment rozpoczęcia obowiązywania rozporządzenia AML – wydaje się być odległa. Jednak rozporządzenie to wprowadza szereg innych zmian, które dotykają kwestii organizacyjnych i technologicznych w instytucjach obowiązanych, dlatego dobrym rozwiązaniem powinno być zaplanowanie i rozłożenie w czasie działań tak, aby dostosować firmę do nadchodzących zmian prawnych.

Praktyczne aspekty związane z utrzymywaniem stosunków gospodarczych z PEP

Na mocy polskiej ustawy AML instytucje obowiązane w stosunku do każdej z wymienionych wcześniej grup, czyli:

• klientów lub beneficjentów rzeczywistych, którzy zajmują eksponowane stanowiska polityczne w Polsce lub w instytucjach międzynarodowych,
• członków rodziny osób o statusie PEP,
• osób znanych jako bliscy współpracownicy osób o statusie PEP,

muszą stosować środki bezpieczeństwa finansowego, czyli m.in.:

• sprawdzenie, czy dana osoba ma status PEP,
• ustalenie źródła majątku klienta,
• ustalenie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta w ramach stosunków gospodarczych lub transakcji łączących instytucję obowiązaną z PEP,
• zintensyfikowane, bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych z klientem o statusie PEP,
• uzyskiwanie akceptacji kadry kierowniczej wyższego szczebla na relacje gospodarcze z PEP,
• przyjmowanie oświadczeń klientów, że mają lub nie mają statusu PEP.

Jak usprawnić realizację obowiązków w kontekście PEP

Kluczowymi narzędziami, które wspierają instytucje obowiązane w wypełnianiu obowiązków w kontekście współpracy z PEP, są zautomatyzowane systemy AML oraz tzw. listy PEP. Odpowiednie, profesjonalnie przygotowane rozwiązania tego rodzaju pozwalają:

• szybko i niezawodnie zidentyfikować osoby o statusie PEP, korzystając z aktualnych i wiarygodnych danych na temat osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne,
• na bieżąco dostosowywać działania do wyników oceny ryzyka transakcji i podmiotu (w tym w obszarze PEP), która automatycznie jest przeprowadzana przez system informatyczny.

Rozwiązaniem, które spełnia wszystkie wymogi polskiej ustawy AML i zapewnia dostęp do listy PEP rzetelnej, codziennie aktualizowanej oraz zawierającej PEP polskich i zagranicznych, jest lista PEP od iAML – dostępna online, przez API lub w formie pliku.

Chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach iAML i liście PEP? Skontaktuj się z nami!