Środki bezpieczeństwa finansowego – zasady stosowania

Jednym z zadań instytucji obowiązanych – nałożonych na nie przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 roku oraz nowelizację ustawy AML z dnia 30 marca 2021 roku – jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego.

Jest to zagadnienie bardzo obszerne. Ze względu na tę kompleksowość i szczegółowość, staje się więc sporym wyzwaniem dla wielu – szczególnie małych – podmiotów. Aby usystematyzować wiedzę z tego obszaru, poniżej wyjaśniamy najważniejsze kwestie związane z zasadami stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Co to są środki bezpieczeństwa finansowego?

Środki bezpieczeństwa finansowego są to różnego rodzaju działania, które instytucje obowiązane muszą stosować wobec swoich klientów oraz kontrahentów. Celem ich wdrożenia przez instytucje unijne oraz polskiego ustawodawcę jest zwiększenie skuteczności procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu poprzez ograniczenie możliwości dokonywania transakcji ryzykownych z punktu widzenia AML i CFT.

Na czym polegają środki bezpieczeństwa finansowego?

Ustawodawca wskazał szeroki wachlarz środków bezpieczeństwa finansowego, które muszą być stosowane przez instytucje obowiązane. Wymienione w ustawie środki bezpieczeństwa finansowego obejmują następujące czynności:

1) identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości;
2) identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
– weryfikacji jego tożsamości,
– ustalenia struktury własności i kontroli w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;
3) ocena stosunków gospodarczych klienta oraz (stosownie do sytuacji) uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:
– analiza transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,
– badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
– zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.

Od czego zależy stosowanie poszczególnych środków?

Nie każdy ze środków wymienionych w ustawie AML musi być wdrożony zawsze w tej samej formie i w tym samym zakresie. Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego stanowią, że instytucje obowiązane powinny działać adekwatnie do sytuacji, czyli zgodnie z dokonaną oceną ryzyka AML.

Oznacza to, że instytucje obowiązane nie mogą zrezygnować ze stosowania któregoś ze środków bezpieczeństwa finansowego, ale mogą je modyfikować zależnie od poziomu stwierdzonego ryzyka. Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego zależy od czynników takich jak:

• typ, charakter działalności i rozmiar instytucji obowiązanej,
• rodzaj produktów i usług oferowanych przez instytucję obowiązaną,
• kanały dystrybucji produktów i usług przez instytucję obowiązaną,
• państwa i obszary geograficzne działania instytucji obowiązanej,
• rodzaj oraz cechy klienta i transakcji realizowanej z nim przez instytucję obowiązaną,
• regularność transakcji lub czas trwania stosunków gospodarczych,
• wartość środków majątkowych deponowanych przez klienta lub wartość przeprowadzonych transakcji lub nawiązanych stosunków gospodarczych.

Kiedy należy stosować środki bezpieczeństwa finansowego?

Istnieje szereg konkretnych sytuacji, w których środki bezpieczeństwa finansowego muszą zostać wdrożone. W ustawie AML znalazł się poniższy katalog zdarzeń wymagających zastosowania tych środków:

1) nawiązywanie nowych stosunków gospodarczych (np. zawarcie umowy);
2) zmiana charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych utrzymywanych z danym podmiotem (np. zmiana beneficjentów rzeczywistych lub zakresu prowadzonej działalności);
3) przeprowadzenie transakcji okazjonalnej (czyli jednorazowej, np. transakcji sprzedaży):
– o równowartości 15.000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub
– stanowiącej transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1.000 euro, lub
– z wykorzystaniem waluty wirtualnej o równowartości 1.000 euro lub większej, lub
– o charakterze gotówkowym o równowartości 10.000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
4) obstawianie stawek oraz odbiór wygranych o równowartości 2.000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;
5) wystąpienie podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
6) pojawienie się wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Kiedy stosować środki wzmożone, a kiedy uproszczone?

Instytucje obowiązane muszą na bieżąco przeprowadzać analizy podmiotów oraz analizy transakcji (łącznie z archiwizacją dokumentów, ewidencji transakcji i innych informacji). Wyniki tego monitoringu wskazują, które podmioty i transakcje są obarczone mniejszym, a które większym ryzykiem w obszarze prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Stosowanie wzmożonych i uproszczonych środków bezpieczeństwa finansowego zależy właśnie od wyników tej oceny.

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Ustawa AML nie przewiduje katalogu wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego. Są one konstruowane indywidualnie przez instytucje obowiązane i zależą od czynników ryzyka występujących po stronie tak instytucji obowiązanej, jak i jej klienta lub kontrahenta. Jedyny katalog wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego został zawarty w odniesieniu do sytuacji bezwzględnie wysokiego ryzyka określonych w ustawie.

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego muszą być stosowane, gdy analiza klienta lub analiza transakcji wskazuje, że ryzyko AML jest wysokie. Może zdarzyć się tak w wymienionych poniżej przykładowych sytuacjach:

• transakcje lub stosunki gospodarcze są nawiązywane w nietypowych okolicznościach,
• struktura własnościowa klienta jest nadmiernie skomplikowana, biorąc pod uwagę prowadzoną działalność,
• klient korzysta z usług lub produktów sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację,
• klient realizuje wiele transakcji gotówkowych na wysokie kwoty,
• transakcje lub stosunki gospodarcze są nawiązywane bez fizycznej obecności klienta i bez zastosowania np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego,
• klient jest objęty sankcjami lub ograniczeniami,
• klient pochodzi z państwa wysokiego ryzyka lub ma w nim swoją siedzibę,
• klient prowadzi działalność z PKD podwyższonego ryzyka.

Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego

Uproszczone środki bezpieczeństwa finansowego są dopuszczone wyłącznie wtedy, gdy ocena ryzyka AML wskazuje, że ryzyko to jest niewielkie. Do tego rodzaju sytuacji należą między innymi wymienione poniżej (o ile nie towarzyszy im podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz o ile nie istnieją wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta):

• klientem jest jednostka sektora finansów publicznych, przedsiębiorstwo państwowe, spółka z większościowym udziałem Skarbu Państwa lub jednostka samorządu terytorialnego,
• klientem jest spółka, której papiery wartościowe są dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym podlegającym wymogom ujawniania informacji o beneficjentach rzeczywistych,
• klientem jest rezydent państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu, państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej albo państwa trzeciego, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy AML, odpowiadające wymogom, wynikającym z przepisów Unii Europejskiej.

Czy dozwolony jest outsourcing stosowania środków bezpieczeństwa finansowego?

Warto pamiętać o tym, że instytucje obowiązane mogą powierzyć stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego oraz prowadzenie i dokumentowanie wyników analizy przeprowadzanych transakcji zewnętrznemu podmiotowi. Może nim być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej działająca w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanej. Jest to opcja możliwa do zastosowania, jeżeli na podstawie pisemnej umowy podmiot, któremu powierzono stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, ma być traktowany jako część instytucji obowiązanej.

Co ważne, powierzenie stosowania środków bezpieczeństwa finansowego podmiotowi zewnętrznemu nie zwalnia jednak instytucji obowiązanej z odpowiedzialności za zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego.

Dowiedz się więcej: Outsourcing AML – Dlaczego warto go wykorzystać? Na czym polega? Jakie zadania AML może obejmować?

Co zrobić, gdy nie można zastosować środków bezpieczeństwa finansowego?

Może zdarzyć się, że analiza podmiotu lub transakcji wskaże konieczność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, ale nie ma możliwości ich wdrożenia. W takiej sytuacji instytucja obowiązana nie może zrealizować danej transakcji ani nawiązać nowego stosunku gospodarczego. A w wypadku już trwającej współpracy, powinna rozwiązać dotychczasowe stosunki gospodarcze z danym podmiotem.

***

Chcesz usprawnić ocenę ryzyka AML i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego?
Skorzystaj z systemu analityczno-raportującego iAML – jest to zautomatyzowane rozwiązanie do monitorowania podmiotów i transakcji oraz raportowania AML, które umożliwia realizację wszystkich obowiązków wynikających z ustawy AML!

Zamów bezpłatną konsultację:
dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93