Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku

Dnia 14 czerwca 2024 roku polski Sejm uchwalił ustawę o ochronie sygnalistów. W Dzienniku Ustaw została ona opublikowana 24 czerwca 2024 roku (Dz.U. z 2024 r. poz. 928), a w życie wchodzi 25 września 2024 roku.

Celem tej ustawy jest wzmocnienie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa zarówno w firmach, jak również w innych instytucjach publicznych i prywatnych. Jest to zatem ważny projekt między innymi w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Ustawa o ochronie sygnalistów wdraża do polskiego porządku prawnego regulacje wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, znanej jako dyrektywa o ochronie sygnalistów, którą Polska zobowiązała się wdrożyć.

Kim są sygnaliści?

Ogólnie rzecz ujmując, sygnaliści (poza ustawą o ochronie sygnalistów są nazywani również whistleblowerami) są to osoby, które zgłaszają przypadki naruszenia prawa, nadużycia prawa, nieprawidłowości w stosowaniu prawa oraz zagrożenia dla interesu publicznego, jakie dostrzegają w ramach swojej działalności zawodowej.

Art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów wskazuje, że sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może to być między innymi pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz, wspólnik, stażysta, wolontariusz czy praktykant. Oznacza to, że nie jest istotna w tym wypadku forma świadczonej pracy ani forma stosunku prawnego łączącego sygnalistę z organizacją, a ważne jest dowiedzenie się przez nią o naruszeniu prawa w szeroko rozumianym kontekście związanym z pracą.

Zgodnie z art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalistą może być również osoba fizyczna która dowiedziała się o nieprawidłowości w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, a także po ustaniu tego stosunku. Ochrona jest zatem przyznawana również osobom takim jak kandydaci do pracy czy byli pracownicy i byli współpracownicy.

Czego mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalistów?

Działania sygnalistów mogą dotyczyć bardzo szerokiego zakresu spraw, które wymienia art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Mogą to być między innymi naruszenia odnoszące się do korupcji, zamówień publicznych, procederów prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, naruszeń praw pracowniczych, ochrony środowiska, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa publicznego.

Ustawa o ochronie sygnalistów nie ma zastosowania wobec niektórych informacji i naruszeń, o których mowa w art. 5. Są to między innymi informacje objęte:

• przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
• tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
• tajemnicą narady sędziowskiej;
• postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

Kogo obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów?

Zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie sygnalistów, przepisy dotyczące zgłoszeń wewnętrznych obowiązują podmioty prawne, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób. Przy czym, do tej liczby należy wliczyć pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Ustawą o ochronie sygnalistów są również objęte wszystkie podmioty prawne (niezależnie od wielkości zatrudnienia) wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska.

Z grupy podmiotów zobowiązanych do ochrony sygnalistów są wyłączone jednostki organizacyjne gmin i powiatów liczących mniej niż 10.000 mieszkańców.

Jakie regulacje wprowadza ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów jest ważnym krokiem w kierunku ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Wprowadza nowe standardy ochrony, które mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa i wsparcia dla tych, którzy działają w interesie publicznym.

Ochrona sygnalisty przed represjami

Ustawa o ochronie sygnalistów zakazuje podejmowania jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalistów, co reguluje rozdział 2. Represje tego rodzaju obejmują m.in. zwolnienie z pracy, zawieszenie w pracy, przymusowy urlop bezpłatny, degradację, obniżenie wynagrodzenia, wstrzymanie szkoleń, kary dyscyplinarne, negatywną ocenę pracy, mobbing, dyskryminację czy jakiekolwiek inne formy, które mogłyby być podjęte przez pracodawcę lub inne osoby w związku z dokonanym zgłoszeniem.

Ochrona ta działa jednak tylko wtedy, gdy sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego była prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowiła informację o naruszeniu prawa.

Różne formy zgłaszania naruszeń

Chcąc zgłosić informację o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą o ochronie sygnalistów, sygnalista może wykorzystać trzy formy:

• zgłoszenie wewnętrzne jest regulowane przepisami rozdziału 3 i polega na poinformowaniu o naruszeniu tego podmiotu, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach zawodowych;
• zgłoszenie zewnętrzne może odbywać się na zasadach opisanych w rozdziale 4 i jest kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich albo właściwego organu publicznego;
• ujawnienie publiczne jest opisane w rozdziale 5 i polega na podaniu informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej.

Anonimowość zgłoszeń sygnalistów

Ustawa daje sygnalistom możliwość dokonywania zgłoszeń zarówno w sposób jawny, jak i anonimowy. W związku z tym, zgodnie z art. 7, podmioty mogą przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo. Podmioty te powinny zatem uwzględnić w swojej procedurze zgłoszeń wewnętrznych odpowiedni tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, a także zapewnić sygnalistom bezpieczne kanały zgłaszania nieprawidłowości, które gwarantują poufność tożsamości sygnalisty.

Co istotne, jeśli tożsamość sygnalisty, który pierwotnie działał anonimowo, zostanie w późniejszym terminie ujawniona, to od momentu ujawnienia musi on być traktowany na równi z innymi sygnalistami, między innymi w zakresie ochrony przed działaniami odwetowymi, a ponadto będą mu przysługiwać prawa związane z roszczeniami z tytułu ewentualnej szkody doznanej w związku ze zgłoszeniem.

Obowiązek przygotowania procedury zgłoszeń

Każdy podmiot zobowiązany do wdrożenia zapisów ustawy o ochronie sygnalistów, zgodnie z art. 24 i 25, musi stworzyć i stosować tzw. procedurę zgłoszeń wewnętrznych. Dokument ten powinien określać między innymi:

• wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
• bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych;
• tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
• obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych;
• zasady kontaktu z sygnalistą, w tym potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia czy udzielenia informacji zwrotnych;
• informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz instytucji lub organów Unii Europejskiej.

Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń

Podmioty, które mają obowiązek stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, na mocy art. 29 są również zobligowane do prowadzenia tzw. rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Powinien on obejmować informacje takie jak:

• numer zgłoszenia;
• przedmiot naruszenia prawa;
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;
• adres do kontaktu z sygnalistą;
• datę dokonania zgłoszenia;
• informację o podjętych działaniach następczych;
• datę zakończenia sprawy.

Odpowiedzialność za fałszywe zgłoszenia

Poprzez art. 57 ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza także przepisy dotyczące odpowiedzialności za zgłoszenia dokonane w złej wierze, na przykład w celu zaszkodzenia innym osobom lub podmiotom. Tego rodzaju zgłoszenia mogą prowadzić do nałożenia na sygnalistę grzywny oraz odpowiedzialności karnej.

Kiedy wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 roku. Wyjątek stanowią przepisy art. 5 ust. 4, art. 25 ust. 1 pkt 8 oraz przepisy rozdziału 4, które wchodzą w życie 25 grudnia 2024 roku.

Jakie kary grożą za nieprzestrzeganie ustawy o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów przewiduje kilka rodzajów sankcji za jej nieprzestrzeganie. Są to kary finansowe, kary administracyjne oraz odpowiedzialność karna. Dodatkowo, sygnaliści mogą dochodzić odszkodowania na drodze cywilnej za szkody wyrządzone im w wyniku działań odwetowych.

Nieprzestrzeganie wymogów ustawy o sygnalistach może skutkować poniższymi sankcjami wskazanymi w rozdziale 6 ustawy:

• Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku. Jeżeli sprawca tego czynu stosuje wobec innej osoby przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
• Kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca tego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
• Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 1 roku.
• Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.
• Kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Na koniec, warto zauważyć, że skuteczność ustawy o ochronie sygnalistów będzie zależeć od odpowiedniej implementacji oraz świadomości społecznej na temat jej postanowień. Z tego powodu, aby właściwie wykonywać obowiązki płynące z tej ustawy, organizacje powinny zadbać o edukację swoich pracowników na temat procedur związanych ze zgłaszaniem naruszeń.

Kliknij tutaj, aby poznać e-learningowe szkolenie iAML, które jest poświęcone tematyce przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a którego jedna z części omawia tematykę ochrony sygnalistów.