Wytyczne EBA na temat zarządzania ryzykiem AML przy zapewnieniu dostępu do usług finansowych

W dniu 14 września 2023 roku Narodowy Bank Polski (NBP) opublikował komunikat dotyczący wytycznych Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego (EBA) z dnia 31 marca 2023 roku: „Wytyczne w sprawie strategii i środków kontroli w zakresie skutecznego zarządzania ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przy zapewnieniu dostępu do usług finansowych” (EBA/GL/2023/04). Pełną treść tego dokumentu w języku polskim można przeczytać tutaj.

Wskazane wyżej wytyczne EBA stanowią uzupełnienie „Wytycznych w sprawie środków należytej staranności wobec klienta oraz czynników, które instytucje kredytowe i finansowe powinny uwzględnić podczas oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związanego z indywidualnymi stosunkami gospodarczymi i transakcjami sporadycznymi” (EBA/GL/2021/02). Z tym dokumentem w pełnej wersji polskojęzycznej można zapoznać się tutaj.

Obydwa te dokumenty przygotowane przez EBA są skierowane do instytucji finansowych i kredytowych, w tym kantorów. Koncentrują się one wokół kilku istotnych aspektów związanych z niewłaściwym rozumieniem przepisów AML, które skutkują nadmiernym lub niedostatecznym ograniczaniem dostępności usług dla klientów, którzy zostali określeni przez instytucje obowiązane jako klienci podwyższonego lub wysokiego ryzyka.

Wytyczne te, mimo że powstały na podstawie dyrektyw unijnych odnoszących się do zagadnień AML, mają zastosowanie w wypadku polskich instytucji obowiązanych – na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tj. ustawa AML).

Adekwatność rozwiązań stosowanych w zakresie AML

Pierwszym zagadnieniem, na które w swoim komunikacie zwraca uwagę NBP, jest problem odróżnienia ryzyka inherentnego związanego z określoną kategorią klientów, np. prowadzących działalność w branży podwyższonego lub wysokiego ryzyka, od ryzyka związanego z obsługą konkretnego klienta. W tym drugim przypadku ryzyko związane z nawiązaniem stosunków gospodarczych bądź przeprowadzeniem transakcji powinno być mitygowane przez zastosowanie odpowiednich środków, strategii i procedur. Efektem zastosowania mitygantów powinno być zmniejszenie potencjalnego ryzyka do poziomu akceptowanego i nawiązanie stosunków gospodarczych lub przeprowadzenie transakcji.

Wytyczne EBA wskazują na to, że instytucje obowiązane w sposób niewystarczający odróżniają te obowiązki.

Ponadto NBP zwróciło szczególną uwagę na czynniki podwyższające poziom ryzyka, dzieląc je na kategorie związane z:

1. produktami, usługami i transakcjami – np. transakcja nieposiadająca wyraźnego celu gospodarczego lub finansowego; wyjątkowo wysoki wolumen transakcji w porównaniu z tym, jaki profil finansowy reprezentuje dany klient;

2. klientami – np. żądanie wymiany dużej ilości waluty, która nie jest wymienialna lub rzadko używana; podejmowanie działań niemających uzasadnienia ekonomicznego; unikanie identyfikacji lub odpowiedzi związanych z pochodzeniem środków podlegających wymianie;

3. siecią dystrybucji – np. wykonywanie usługi świadczonej w całości w Internecie bez odpowiednich zabezpieczeń sieciowych i zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

4. lokalizacją geograficzną – np. kantor znajduje się w jurysdykcji powiązanej z podwyższonym ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

Za odrębny czynnik ryzyka (mający zastosowanie w wypadku kantoru należącego do sieci placówek), choć powiązany z kategorią „klient”, należy uznać sytuację, w której dany klient odwiedził wiele placówek tego samego dnia, chcąc dokonać wymiany walut. Wskazane wyżej działanie klienta należy również uznać za działanie wysokiego ryzyka.

W komunikacie NBP wskazano również czynnik obniżający ryzyko, czyli sytuację, gdy kwota będąca przedmiotem wymiany waluty jest niska. Niemniej NBP przestrzega, aby nie traktować niskiej kwoty transakcji jako jedynej przesłanki do uznania, że dana transakcja należy do kategorii niskiego ryzyka.

Instytucja obowiązana powinna również rozważyć, w jakim zakresie czynniki podnoszące lub obniżające ryzyko wskazane we wspomnianych wytycznych EBA mają wpływ na jej funkcjonowanie. Jeśli takie czynniki występują, wtedy należy je uwzględnić w swoich wewnętrznych dokumentach AML, w tym w ocenie ryzyka AML i procedurze wewnętrznej AML.

Dostosowanie wewnętrznych procedur i dokumentacji AML

Kolejnym obszarem wskazanym przez NBP i wytyczne EBA jest wyznaczenie w ramach strategii bądź procedury kryteriów racjonalnych podstaw umożliwiających odmowę nawiązania stosunku gospodarczego albo zakończenie stosunku gospodarczego lub odmowę realizacji transakcji ze względu na podejrzenie wystąpienia (bądź próby wystąpienia) prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Co ważne, instytucja obowiązana, która podejmuje wyżej wymienioną decyzję doprowadzającą do odmowy nawiązania stosunku gospodarczego lub realizacji transakcji, powinna udokumentować taką decyzję wraz z uzasadnieniem i udostępnić tę dokumentację na żądanie właściwego organu.

Ponadto, EBA i NBP wskazują, iż procedury i dokumentacja wewnętrzna powinny wyraźnie określać poziom i intensywność monitoringu klienta i jego transakcji, co powinno być dostosowane do:

– profilu ryzyka klienta (z uwzględnieniem punktów od 4.69 do 4.75 w ramach wytycznych EBA/GL/2021/02);
– wielkości instytucji obowiązanej.

Dostosowując procedury wewnętrzne do wytycznych, należy pamiętać o:

1. Należytej staranności wobec klienta, tj.:

a. określenie sytuacji, w których transakcje lub zidentyfikowane transakcje powiązane wynoszą 15.000 euro lub stanowią ekwiwalent pułapu krajowego, jeśli jest on niższy;

b. określenie momentu, w którym seria jednorazowych transakcji staje się stosunkiem gospodarczym, biorąc pod uwagę kontekst działalności klienta;

c. określenie działań związanych z należytą starannością wobec klienta, w których istnieje podejrzenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

2. Konieczności wprowadzenia systemu kontroli identyfikującego powiązane transakcje oraz monitorowanie powiązań transakcji. Sposób nadzoru i monitorowania transakcji powinien być odpowiedni i skuteczny w ramach danej instytucji obowiązanej, tj. powinien brać pod uwagę liczbę punktów obsługi klienta (kantorów); liczbę transakcji; rodzaj prowadzonej przez klienta działalności; kanały dostawy usług przez kantor; ryzyka zidentyfikowane w ramach opracowanej przez kantor oceny ryzyka.

3. Właściwym zastosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego z uwzględnieniem:

a. zastosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego w sytuacji, gdy ryzyko nawiązania stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia danej transakcji jest wysokie lub podwyższone;

b. zastosowania uproszczonych środków bezpieczeństwa finansowego w sytuacji, gdy ryzyko nawiązania stosunków gospodarczych lub przeprowadzenia danej transakcji jest niskie.

Procedura odwoławcza w przypadku zastosowania art. 41 ustawy AML

Wewnętrzna dokumentacja AML powinna również przewidywać sposób, w jaki instytucja obowiązana poinformuje klienta o przysługującym mu prawie do odwołania od decyzji kantoru, w przypadku odmowy nawiązania stosunków gospodarczych albo decyzji o zakończeniu stosunków gospodarczych lub decyzji o odmowie przeprowadzenia transakcji.

Przekazując klientowi informację o prawie do odwołania, należy pamiętać, by wskazać odpowiedni organ pozasądowego rozstrzygania sporów wraz z danymi kontaktowymi tego organu. W przypadku klientów będących konsumentami jest to Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumenta. Dodatkowo można również podać adres strony właściwego organu oraz link internetowy zawierający sugestie EBA dotyczące składania skarg do organów krajowych: https://www.eba.europa.eu/consumer-corner/how-to-complain.

Informacje dodatkowe wynikające z wytycznych EBA i komunikatu NBP

Analizując wytyczne EBA i komunikat NBP, warto wskazać (choć pismo NBP nie wspomina o tym bezpośrednio, a jedynie odsyła do tego, by zapoznać się z całym pismem EBA z 31 marca 2023 roku), że instytucje finansowe powinny również rozważyć sposób świadczenia swoich usług w sytuacjach wyjątkowych.

Do takich sytuacji należy m.in. obsługa klientów, którzy ze względu na swoją sytuację zostali zmuszeni do opuszczenia swojego kraju. Wytyczne EBA wskazują, że dotyczy to zarówno osób, którym przyznano status uchodźcy czy azylanta, ale także gdy dana osoba nabyła prawo do pobytu na terenie Unii Europejskiej, chociaż jej status jest niejasny.

Ponadto, kantor, przyjmując odpowiednie rozwiązania w swoich procedurach wewnętrznych odnoszących się do zagadnień prezentowanych przez NBP i EBA, powinien dostosować je do swoich możliwości i warunków oraz umieć uzasadnić przyjęte rozwiązania.